後継者・跡継ぎが会社の運営で変えたい部分ってどんなところがあるでしょうか。
たぶん、コンプライアンスに関する部分、気になることもあるんじゃないですか。
その中でも、労働環境について。
残業の恒常化や、有給が消化できない状況が気になってる人も多いのではないでしょうか。
この手の問題、従業員から訴えられると勝てないという難しさがあります。
とはいえ、人を増やすゆとりもない。
これはどうすればいいのでしょうか。
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どんなことでも言い合える場所、経営について相互に交流できる場所にしたいと思っています。
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社内の業務の効率化を進めるに際しては、まずやるべきことは、社内の仕事の棚卸です。
もっと言うならば、作業リストを作ることから始めることをお勧めします。
具体的には、それぞれの社員さんが朝出社してから、帰るまでにすることを作業ベースでリストアップします。
たとえば、Aさんは・・・
社外からのメールチェック
銀行口座チェック
ビジネスパートナーとのオンラインシステムチェック
などなど。
これを一つ一つ確認して、可能であればそこに費やす平均的時間などもわかるといいと思います。
あとは、ここに毎週やる処理や、月次処理など。
あるいはイレギュラーに出てくる内容など。
これらをすべて集めてくると、その会社の中での仕事の全体像が見えてきます。
あまりに膨大になる場合は、細かくやりすぎなくてもOK。
例えば製造業ならば、原材料が製品になるまでの流れに合わせて業務をピックアップしていくというのもアリでしょう。
この辺りは、会社の業態によっていろいろ工夫してみてください。
で、ここでよくあるのが、どこかにボトルネックが見つかることがあります。
たとえば、営業会社の場合、事務社員は昼間は比較的暇なんだけど、営業が帰ってきた夕方以降に仕事が積み上がりがちなんてことは良くある話。
また、製造部門が間に合わないから、営業での売り上げが伸びない原因になっているとか。
各部署は肌感覚ではつかんでいるかもしれないですが、それを社内全体の課題として取り上げてみます。
その後はそのボトルネックをどうすれば解消できるかを考えます。
事務社員が夕方忙しいなら、出社時間を後ろにずらすということもアリでしょう。
製造部門の製造能力がたりないなら、営業の一部を製造に回すとか、製造部門の配置や流れを見直すとかが必要でしょう。
そんな風に、組み換えを行っていくと、意外とゆとりというのはできるものです。
あとは、「やったほうがいいという気がするけど、実際にはそんなに役立っているシーンがない」という作業。
たとえば、当社では年に１～２回しかない問い合わせに対応するために、結構な手間をかけた情報整理をしていました。
そしてある時その手間をやめて、「年に１～２回の問い合わせ時には、その時に汗かけばいいじゃないか」という割り切りをすることで、日常業務の時短が可能です。
この二つをやるだけで、作業（時間）の断捨離はかなり進むはずです。
あとは、「出来るだけ余計な仕事を増やさない」「必要なことは出来るだけ短時間で済ませる工夫をする」ということを意識すればOKです。
ぜひ、そんな機会を作ってみてください。
