後継者が会社を変化させる全過程9【社内会議リアルタイム実況】

当社の社内の会議をリアルタイムでお届けしよう。
そんな恐ろしい企画も、第九弾。

 

中身が具体的になると、こんどは実行に進めるステップ。
これはこれで、今一つ動きが遅い。
そうすると私的には焦りが出る。
けっか、ミスリードが発生します。

ちなみに、前回の記事はコチラです。

後継者が会社を変化させる全過程1【社内会議リアルタイム実況】(最初の記事)

後継者が会社を変化させる全過程8【社内会議リアルタイム実況】(前回の記事)




こんにちは。
中小企業二代目サポーター田村薫です。

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今回の会議。
終了間際になって発覚したのが、私の痛恨のミス。
このミスのおかげで、今回の1時間は議論が空回りしていた。
それに気づいたときの、「しまった!」という感覚はなかなか表現が難しいのですが、
後半でそんなシーンについてもお伝えしたいと思います。

メンバー交替と役割の変化

退職者とマーケティング担当

先週は私と専務の予定の関係で一回休んだこの会議、今日から再開です。
前回に一人の社員が産休&育休で復帰しましたが、今回はその間を臨時で務めてくれたパート社員が退職。
当面はこのメンツでの検討になります。

もう一つ変化がありました。
それは社内にマーケティング担当者ができたことです。

経緯を少しお話しすると、件の産休&育休社員が休んだ間、ほぼ保険事務を一人の社員が担ってくれました。
さすがに、電話対応などもあったり、有休をとりにくくなる背景があったので、代替要員が必要。
そういった意味で、パート社員を採用していました。

結果として、パート社員は保険の実務はほとんど関わることがありませんでした。
その教育と、効果を考えたときの、合理性を考えたとき、一定の電話対応をお願いするだけの方が効率がいいと判断したからです。
そこで、これまで10年以上2人でやってきた保険事務を、一人で行うことが可能なことがわかりました。
さすがに業務は半分まで効率化されているわけではありませんが、1.3人分程度の労働という判断です。
それを事務担当者と確認しあった上で、一人の役割を「マーケティング担当」と設定しました。

やることは、相談したい、買いたい、というお客さまの潜在的な想いを、表出させ、営業マンに引き継ぐことが仕事です。
このお話は、どこかでまとめてすることにします。

社員にとっての役割の重要性

社員にとって、自分の全うすべき役割が明確でないことは多々あります。
たとえば、課長の役割、部長の役割は何でしょうか?という事ですね。
組織をまとめて成果を出すことかもしれないし、成果を出せる部下を育てることかもしれません。
その中でも優先すべき事項が明確でなければ、社員もどうがんばっていいかわからない。

また、その役割を、本人のみならず周囲が理解する必要があります。
そうしないと、周囲の人間はいつまでたっても、役割が変わっている人の仕事の内容が理解できない。
特に小さな組織では、役割変更を行っても、席も部署も変わらないことがおおいので、そこは社内で発表したり、
都度話をするなどの必要性は感じています。

2週間ぶりの会議の熱量

ここはどこ?私は誰?

ちょっと大げさですが、毎週やることが習慣となりつつあった会議。
これが1週間空くことで、なんだかぽんっと空白ができたというか、寝起きのようなピンボケ感がありました。
今は議長をやっている私も、前回のレビューを少し端折ってしまった。
さらには、今回決める内容を誤っていました(汗)

というのも、前回の会議においては、会社を文化サロン化していこうという話でした。
会費制を敷くとか、入会スキームを作るとか、そういう話で終わっていたのです。
なのに私はその話をすっ飛ばして、会社の会議室の有効活用的話にしてしまいました。

早い話が、焦ってしまったのです。
本質をすっかり忘れ、とにかく人を簡単に会社に集める方法的な出だしにしてしまいました。
当然、会議室の開放という話に議論は流れ、いかに貸し出すかというところにフォーカスされていきました。

以前の会議内容を意識していた人には、まさに
「ここはどこ?私は誰?」状態だったでしょう。

盛り上がる意見交換と取り残される社員

一度勢いに乗った議論は、次々と意見の交換がすすみます。
とにかく会社に人に集まってもらう。
そのために空いている会議室を使ってもらおう。
まずはテストだから、1グループ2時間ワンコインでOK。
その時の誓約書・契約書、損害賠償規定をどうするか。
誰が来るのか。

どうやら、来るであろう人たちは子供連れのママではなかろうか。
では、彼女たちの口コミを生むツールがいるのでは?
押しつけがましいセールスをするのではなく、ママ友がお金の話をする仕掛け。
その仕掛けで「あなたのお宅はどうしてる?」という話が出たとき、どんな受け皿が作る事ができるか。
他人の貯金額って気になるかも。
そもそも近隣は塾の激戦区だけど、学費と聞いてぴんと来なくても近隣塾のパンフを置くとリアルなはなしになるのでは?

まあ、いろんな意見が出てきて、すぐにも指導できそうな状態なってきました。
賠償規定や、うちは保険屋だけに、利用前に個人賠償保険の確認や、安いイベント保険の加入を案内するとか。
そんな時に、一人議論に加わらない男性社員がいました。

ちょっと彼に話を振ってみました。
「Tさん、どう思います?」

彼は言います。
「いやぁ、なんだか何が何だか分からなくなってきました。」

一瞬、空気が固まります。

すぐに声を出せないという問題

ある男性社員の正論

議長である私が結論を焦った。
ようは、何かそこそこリスクが低く、簡単にできる事を実行ステップに移したかったわけです。
結果として、最も簡単そうな、会議室のレンタルスペースとしての貸し出しの話に終始しました。
しかし、その男性社員は、こういいました。

「もともと、会議のメモを見てると、お客さんとコミュニケーションを取ろうというものやったと思います。
部屋を貸して、直接お客さんと繋がらないのでは意味がないのではないですか。」

だよねー。
おっしゃること、ごもっともです。
私はどちらかというと、サクッと代案出して顧客との出会いをどう設計するかを考えていたのですが、それでは本質的な問題解決にならない。
彼の意見は正しい。

そんな話が出たのは、もう会議を終える時間。
ちゃんと発言できる環境を作れなかったのは大いなる反省点です。
今後の課題ですね。

とはいうものの・・・

一旦は、少し場を押し返す意見を言ったものの、その揺り返しもあったようです。
彼はバランスを取りました。

「まぁ、そうは言っても、とにかくやってみなけりゃ始まらない部分はあるんやと思います。
だから、出来るところからやっていく言うのは、ええんちゃいますか。」

うんうん。

だよねー。

ということで、とりあえず簡単なことからやっていく事が決まりました。
これまで、決まったことがスタートしないのは、細目をこの会議内で決めようとしたこと。
これも少し学びました。
せっかく、マーケティング担当ができたという事で、このあたりの提案を次回、彼女からしてもらうという事で今回は終了。

いろいろ問題が表面化してきてますが、これまで隠れてたことが表出した証。
ま、一つ一つ潰していきましょう。

 

で、どうでもいい話ですが、会議でも私が頻発する言葉の一つに、
「だよねー」
があります。

昔そんな歌(というかRAP)がヒットしました。
なかなか好きな曲だったので探してみました。
お暇な方はどうぞ。

 

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