後継者が親の古い会社のテレワーク化を進めるチャンス

感染症のおかげで仕事が思うようにいかずストレスを抱えている後継者も多いと思います。
場合によっては、親である先代が機嫌が悪くてとバッチを受けておられる後継者もいらっしゃるかもしれませんね。
すでにこんな状態が始まって2年以上。
この状態は大変ではあるのですが、いつまでも「状況をカバーする」ということだけに終始していてももったいないようにも思います。

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非常事態だからこそ普段はOKの出ないことができる

感染症を恐れているのは後継者世代より親世代

私たち後継者世代は、多くの場合まだまだ若く健康で免疫力も高い事が多いと思います。少なくとも親世代よりかは。
それはつまり、今の情勢のとらえ方も、私たち後継者世代と親世代では重みが違うと言えるかもしれません。
私たちにとっては、「ここまで来たら罹ってしまったほうがいいかも」なんて思えるかもしれませんが、親世代の場合そうとも言い切れない事情があるように思います。
もちろん親の年齢にもよりますが、一般的には高齢社長のほうが病気を恐れている可能性は高いと思います。
となると、会社としては今まではあり得なかった、たとえばテレワークとか時差出社なんていう提案が意外とすんなり受け入れられることもあるんじゃないかと思います。

当社においても、私が代表になってもう20年近くになりますが、普通の時に「テレワークをすすめよう」なんて言っても絶対嫌がったと思うのですが、今や「仕方がない」とあきらめムードです。

タイミングを合わせて現実的な提案を

たとえば、先代社長の同年配の友人が感染症で死にそうな思いをしたとか、先代社長の知人の会社で感染症で会社の存続が難しくなったとか、そんな状態にすかさずバックアッププランを提案できると、すんなり受け入れられる可能性は高まります。
先代社長と後継者が今後の方針でぶつかることが多いと言われる親子の事業承継。
こういった、あるいみ「どさくさ」の中で改革を進めるというのは言ってみれば常套手段。
業種やビジネスモデルによっては、かなりの追い風と言える場合もあるのではないでしょうか。

後継者は仕事の内容を具体的に分析してみよう

どの仕事にどの程度の時間と手間が必要?

後継者という立場である程度のリーダーシップをとる状況になると、現場の細かな作業手順を把握しきれていないケースも少なからずあるように思います。
もちろん、すべてを把握せよ、というつもりはありませんが、何かの機会にこういった作業手順がどの程度の負荷があって、不要なステップを行っていないか?という確認は大事だと思います。

たとえば、一般事務においては、電話は一体どんな層のどんな問い合わせが多いのか?
それは一日に何本くらいあって、そこに対する即時性はどの程度必要なのか?
そういった電話をしょるするために、ジム作業員はどの程度自分の作業を足止めされるのか?

こんなことを見ていくと、意外な結果が見えることがあります。
例えば私どもの仕事(保険の販売業)に置いて言えば、かつての先代のイメージですとかかってくる電話の多くは、「商売に直接つながる電話」でした。
だから、どんな時間でも、どんな状態でも、可能な限りすぐ取る、というのが基本でした。
しかし、実際に調査をしてみると、そういった商売に直接つながる電話は今やほとんどない事がわかりました。
高度成長期からバブル経済に向かっていく中で、多くのお客様が会社を大きくし、投資を増やしていたから当時は電話の多くが商売の電話でしたが、今はそんなにいい話は向こうから舞い込むことが少なくなりました。
また、そういった電話がある場合はむしろ営業担当の携帯電話にかけられるのが一般的になってきました。

とすると、事務所の電話番はかつてほどは重要ではなくなりました。
ならば例えば、ノートパソコンを持ち帰らせれば、たいていの事務ができるかもしれませんし、時差出勤も可能になるかもしれません。
また、受電に関しては、外注化する事だって可能です。

調査はシンプルなほどいい

こういった背景を知るために、どんな調査をすればいいのでしょう。
先の電話の本数であれば、当社でやってのは、かかってくる電話を以下のように分類しました。
・お客様からの電話(相談案件)
・お客様からの電話(保険ですから事故の報告)
・お客様からの電話(メンテナンスに関する内容)
・取引先からの電話
・その他
これを表にして、とった電話の内容によって「正」の字を入れていくということをやるだけ。
調査会社へ依頼するような投資もいりませんし、小難しいシステムの導入も不要です。
出来ることをできる範囲でやれば実体はわかります。

製造現場などではもう少し複雑になるかと思いますが、手順を例えばスマホで動画にとって確認してみるというのもアリかもしれません。
また、一回当たりの工程の作業時間を測れば、一日の作業量がわかると思うのですが、その作業量と現実に大きなギャップがあるならば何かしら工程の無駄があるかもしれません。
こういった小さなことを一つ一つ確認していくことで、作業のどこからどこまでを分割できるかが見えてくるのではないかと思います。
そのように細切れに見ていくことで、色んなヒントが見つかる可能性はあると思います。

部門間の協力体制

個別の分析だけでは見えないもの

先ほどは個別の職種でみていましたが、職種間の連携が意外と見落とされやすいポイント。
たとえば、営業事務は日中意外と暇で、営業が帰社する夕方あたりから一気に忙しくなり、結局毎日残業が続いているということがあり得ます。
こういった場合は例えば、時差出勤を推奨することで残業のコストを削減するとか、日中の事務にはほかの仕事をやってもらうとか、色んな解決案が浮かんできます。
特に部門間の受け渡しの非効率から会社全体の生産性を下げるケースはけっこうありますので、気を付けて見ておきたいところです。

常識を疑う

こういった作業の中で大事なのは、常識を疑うこと。
今まで、仕事時間は9時から5時だったからと言っても、それがベストとは限らないということです。
作業工程だってそうで、当たり前にやっていることは実は、それをやっている意味が解らずにやっていることも多々あります。
だからと言ってすべての常識をぶち壊したりすると、それはそれで不都合が出てしまいますので、少しずつ変えて、振りかえり、変えて振り返り、を継続していくのがいいのかもしれません。
ただ、近年の仕事の進め方というのは、だいぶテレワークに適した状況になってきてはいますので、中小企業と言っても試してみる価値はあります。
やってみて効率が上がるか下がるか、そんな検証をしてみてもいいのではないでしょうか。

そもそも、社内で感染者が出ると、休むか、営業するかという選択肢の狭間に、テレワークしながら営業を続けるという選択肢があるのはとても強いはずです。
是非先代とともに、新しい働き方を試してみてください。

大事なのは、大雑把に「ムリ」というのではなく、具体的に何が障害になっているかを突き止めさえすれば、解決策はネットにたくさん落ちているものです。
検討をお祈り申し上げております。

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